こんばんは。
最近、上司から文章の書き方について色々指摘されている。
ほかの社員は忙しさを理由に何も書かない人が多いが、担当業務について何をどうしてきたのかを上司に示すことは大事だと思っている。
そのため報告書の類は毎回書いている。
最近は数か月にわたる取り組みを記載することが多かったが、その長々しい文章に対し以下のような指摘を受けた。理由・原因や対策は自分で考えたものだ。
指摘内容
①分かりづらい。
②不要なことまで書いている。
③主体性が見られない。
理由・原因
①⇒時系列で書いているため。
②⇒抜け・漏れの発生が嫌で全てを盛り込んでいるため。
③⇒文末表現が適切でないため。
対策
①⇒時系列ではなく要素ごとにまとめて記載する。
②⇒抜け・漏れを恐れない。
③⇒「自分がやった」と伝わる文末表現を意識的に採用する。
①分かりづらい
なぜ分かりづらいと言われるのか。それは冗長な文章になりがちだからだ。
どんな文章かというと、
10月1日は〇〇をした結果、××という問題が見つかった。課題は△△。
◇◇については〇〇することになった。
△△は■■をすることとなった。
10月10日は△△を解決するために〇〇をした。顧客に□□を提案することとなった。
◇◇は……
抽象的な例文になって申し訳ない。
複数の要素をごちゃまぜにして時系列に沿って説明している。そうではなく、要素ごとに説明すべきだ。複数の要素が入り組んでいるというのはあるものの……。
②不要なことまで書いている。
これについては自覚していた。
分かってやっているのだが、それはなぜかというと抜け・漏れを発生させたくなかったからだ。
今の担当業務は今年から初めて取り組むものだ。大事なことが抜けたまま進めてしまう不安は大きい。そのため持っている情報をありったけ載せてしまう。
抜け・漏れを恐れるのは仕事に対して自信を持てていないからであって、本質的な文章の問題ではないと考える。
③主体性が見られない。
上の例文でも「～となった」という表現が多いが、どうもこれがよくないらしい。
上司曰く、どう書いてほしいかと言うと、「～となった」ではなく、「～とした」というような主体性が見られる表現。
◇◇については〇〇することになった。⇒◇◇については〇〇することとした。
△△は■■をすることとなった。⇒△△は■■をすることとした。
確かに自分が動いてやったことなのだからそう表現すべきである。
「～となった」という表現を多用するとただ流されているだけに見えてしまう。
「じゃあお前はどういう考えでどう動いたの？何か考えて動いた？」と言われる展開になっても文句は言えない。説明はできるけどね。
これについてはブログの書き方から抜け出せていないからかなと思う。このブログはどこか第三者的な視点でものを書くことが多い。文末表現もそれに伴い「～となった」「～らしい」といったものが本当に多い。それが影響していると思う。
まとめ
まとめると、
時系列ではなく、要素ごとに書く
自分の仕事への理解に自信を持つ
文末表現の徹底
これらをしっかりやっていきたい。
